Uusi vuosi ja uudet kujeet – toivottavasti sanonta toteutuu tänä vuonna ainakin jossain määrin. Tämä kirjoitus sai alkusysäyksensä siitä, että vs. kunnanjohtajamme lähestyi henkilöstöä ja luottamushenkilöitä sähköpostitse uudenvuoden aattona. Sähköpostin aiheena oli tulevan vuoden suuntalinjat. Ajattelin nyt niitä mukaillen nostaa esille kaksi teemaa, joissa henkilökohtaisesti toivon tapahtuvan kehitystä vuoden 2021 aikana.
1. Palvelukulttuuri
Palvelukulttuuri on äärimmäisen tärkeä asia niin kunnan imagon kuin myös asioiden sujuvuuden kannalta. Kunta ja sen työntekijät ovat olemassa kuntalaisia varten. Tämä on fakta, jonka pitää ehdottomasti näkyä myös käytännössä.
Todetaan heti tähän alkuun, että en halua missään tapauksessa syyllistää koko henkilöstöä heikosta palvelukulttuurista. Valtaosa hoitaa tehtävänsä täysin moitteettomasti ja henkilökohtaisella tasolla olen saanut monessa asiassa jopa aivan ensiluokkaista palvelua. Kärjistetysti voisi kuitenkin sanoa, että kunnan imago on yhtä heikko kuin sen heikoin lenkki. Paha kello kuuluu aina paljon kauemmaksi kuin hyvä kello. Tyly tai jopa epäasiallinen käytös, yhteydenottopyynnön ohittaminen, luvattujen asioiden hoitamatta jättäminen. Nämä kaikki ovat esimerkkejä heikosta palvelukulttuurista ja ikävä kyllä olen törmännyt kunnassamme toistuvasti myös niihin.
Omasta mielestäni palvelukulttuurin rakentamisessa pitäisi lähteä liikkeelle ihan perusasioista. Jokaisen kunnan työntekijän osalta vähimmäisvaatimus täytyy olla paitsi asiallinen tehtävien hoito, niin myös asiallinen suhtautuminen muihin ihmisiin. Toisin sanoen epäasialliseen käytökseen pitää olla nollatoleranssi.
Toki täytyy muistaa, että asioita ja sanomisia koetaan eri tavoilla – työntekijöiden oikeusturva pitää ehdottomasti huomioida. Mutta jos epäasiallinen käytös pystytään todentamaan, siihen pitää puuttua välittömästi jopa kovillakin työnjohdollisilla keinoilla. Tällä tavalla nimenomaan rakennetaan kulttuuria – annetaan viesti siitä mikä on sallittua ja työnantajan hyväksymää ja mikä taas ei.
Toinen perustason palvelukulttuurillinen asia on yhteydenottoihin, mm. sähköposteihin vastaaminen. Aivan liian usein olen törmännyt siihen, että edes suoraan kysymykseen ei saa minkäänlaista vastausta. Joskus kyse on tietysti puhtaasta inhimillisestä unohduksesta, mutta onneksi – tai ikävä kyllä – se on (teko)syy, jonka taakse ei voi kovin montaa kertaa piiloutua. Vielä huonompi selitys on se, että kysytty asia kuuluu jonkun muun vastuualueeseen. Ei kysyjä voi mitenkään tietää ja tuntea kunnallisen byrokratian kiemuroita.
Eräs kollega heitti kahvihuoneessa ilmoille erinomaisen hyvän ehdotuksen sähköpostikulttuuriin liittyen. Otetaan käytäntö, jonka mukaan jokaiseen kysymysmerkin sisältävään sähköpostiviestiin tulee vastata jollain tavalla. Aina suoraa vastausta ei tietenkään ole mahdollista antaa, mutta “selvitän asiaa”, “palaan asiaan myöhemmin” tai “ohjaan kysymyksen oikealle henkilölle” – tai jopa “ok, viesti vastaanotettu” – on sata kertaa parempi vastaus kuin epätietoisuus siitä onko viesti ylipäätään luettu tai mennyt perille.
Ainakin minulta tulee siis varaukseton kannatus sille, että jatkossa Hattulan kunnassa yhteydenottoihin vastataan aina jollakin tavalla. Yritän noudattaa sitä periaatetta omassa työssäni nytkin koko ajan. Oli huoltajan yhteydenotto sitten opiskeluun liittyvä kysymys tai pelkkä poissaoloilmoitus, pyrin kuittaamaan sen vastaanotetuksi. Kyseessä on pieni ja nopea toimenpide, mutta se antaa lähettäjälle varmuuden siitä, että viesti on mennyt perille ja luettu.
Kolmas tärkeä palvelukulttuurillinen perusasia on mielestäni se, että sovittuja asioita viedään eteenpäin omasta mielipiteestä ja henkilökohtaisesta näkökulmasta välittämättä. Ikävä tosiasia on, että julkisen sektorin työntekijöiden työhön kuuluu myös sellaisia toimeksiantoja, jotka eivät välttämättä itseä miellytä.
Esimerkiksi itse opettajana olen vuosien varrella joutunut useampaan otteeseen kokemaan, että ylemmältä portaalta käsketään muodostamaan työryhmiä ja tekemään milloin mitäkin projektia ja perustyöhön liittymätöntä hankehumppaa. Olen kokenut sen työlääksi, turhaksi ja turhauttavaksi. Se ei silti tarkoita sitä, että olisin jättänyt annetut tehtävät ja toimeksiannot tekemättä. Epäkohtiin voi ja kannattaa yrittää vaikuttaa, mutta se ei tapahdu jättämällä annetut velvollisuudet täyttämättä.
Tämä palvelukulttuurin ilmentymä on tärkeä erityisesti johtavien viranhaltijoiden kohdalla. Kunnalliseen demokratiaan kuuluu kiinteänä osana se, että kaikki isot päätökset tehdään “maallikoiden” toimesta erilaisissa poliittisissa toimielimissä. Osa päätöksistä menee viranhaltijan esityksen mukaan, osa ei . Osa päätöksistä on ammattilaisten silmissä hyviä, osa huonoja. Joka tapauksessa viranhaltijoiden tehtävä on panna toimeen ja toteuttaa kaikki päätökset. Tämä on ihan perusasia ja jos sitä ei pysty hyväksymään, silloin on täysin väärässä ammatissa.
—
2. Asioiden mahdollistaminen
Olen useissa yhteyksissä pyrkinyt korostamaan sitä, että kunnan pitää toimia mahdollistajana. Loppujen lopuksi aika harvoissa asioissa ja uudistuksissa kunnan on järkevää olla aktiivisen toimijan ja riskinkantajan roolissa. Mutta mahdollistaa pitää. Toki kaiken pitää tapahtua lakien ja asetusten mukaisesti, mutta lopujen lopuksi lähes aina kyse on tulkinnoista. Aina ei tarvitse olla sen kaikista tiukimman tulkinnan takana – ja mikä tärkeintä – missään tapauksessa kunnan ei pidä rakentaa itse itselleen esteitä.
Eräs merkittävä asia mahdollistamisen suhteen on rakennusjärjestys. Se on kunnan itsensä päättämä asiakirja, jossa määritellään viranomaislinjoja rakentamisen suhteen. Rakennusjärjestyksessä mm. kerrotaan minkälaisia lupia erilaiset toimenpiteet ja rakennustoimenpiteet vaativat. Sillä siis voidaan joko rakentaa itselleen esteitä tai vaihtoehtoisesti olla rakentamatta niitä.
Hattulan nykyinen voimassa oleva rakennusjärjestys on todella tiukka. Yhtenä käytännön esimerkkinä nostan esille aurinkopaneelien jälkiasentamisen rakennuksen katolle. Suurimmassa osassa Suomen kuntia ei ole enää vuosiin tarvinnut hakea lupaa paneeliasennukselle (ainakaan kaava-alueen ulkopuolella) – Hattulassa siihen vaaditaan yhä edelleen toimenpidelupa vaikka asuisit yksin keskellä korpea. Täysin vastaava tilanne koskee mm. maalämpökaivoa.
Tällaiset vaatimukset tarkoittavat kuntalaisille automaattisesti sekä ylimääräisiä kustannuksia että ylimääräistä byrokratiaa ja sitä kautta prosessin pidentymistä. OK, toinen tapa on tietysti olla piittaamatta säädöksistä ja tehdä asioita ilman ilmoituksia ja lupia. On joka tapauksessa päivänselvää, että niin kunnan kuin kuntalaisen näkökulmasta kumpikin näistä tarjolla olevista vaihtoehdoista on todella huono.
Hattulan rakennusjärjestyksen uudistamisprosessi on ollut “kohta alkamassa” koko tämän valtuustokauden ajan. No, tänä vuonna se ilmeisesti on vihdoin todellakin tarkoitus ottaa työn alle. Hyvä niin. Toivottavasti kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että rakennusjärjestystä tosiaan uudistetaan muutenkin kuin kosmeettisesti ja peruslähtökohdaksi otetaan nimenomaan “mahdollistaminen”.
Lähdetään(kö) nyt siis siitä, että ainakin näiden kahden perusasian osalta parannetaan Hattulan toimintaa vuoden 2021 aikana. ?